Suomessa sote-palveluverkostossa toimiminen vaatii tietojohtamista, jotta palveluja pystytään tarjoamaan ja jotta operatiivista toimintaa voidaan johtaa. Tietojohtamisen kehittäminen voidaan kokea joko velvollisuutena tai oivana mahdollisuutena kehittyä organisaationa ja parantaa omaa toimintaa. Kuten mikä tahansa kehittäminen, muutos vaatii suunnittelua ja hyvän ymmärryksen siitä, mikä nykytila organisaatiossa on ja mihin pyritään. Tietojohtaminen on monialaista (pitää sisällään sekä informaatioteknologian kehittämistä, prosessien kehittämistä, mittaamisen ja raportoinnin kehittämistä sekä johtamisen kehittämistä), joten yksittäisen organisaation voi olla haastava tunnistaa, mihin organisaation osa-alueisiin tietojohtamisen kehitystoimeenpiteet tulisi kohdistaa ja mitä tulisi priorisoida.
Tietojohtamisen laajuuden ja monialaisuuden takia sekä eri organisaatioiden eri tietojohtamisen käsityksien ja tarpeiden vuoksi tietojohtamisen kehittämiseen ja toteuttamiseen ei tähän päivään mennessä olla tunnistettu yhtä ainoaa oikeaa tapaa. Eriäväisiä tietojohtamisen käsityksiä ei ole tunnistettavissa ainoastaan organisaatioiden välillä, vaan myös organisaatioiden sisällä. Selkein tunnistettava käsitteellinen ero vallitsee strategisen tietojohtamiskäsitteen (tiedon hyödyntäminen strategisessa, taktisessa ja operatiivisessa päätöksenteossa) ja datalähtöisen käsitteen (miten tietoa hankitaan, varastoidaan, siirretään ja suojataan) välillä.
Vaikka suoraviivaista ohjetta, jota seuraamalla organisaatio pääsee edistykselliseen tietojohtamiseen, ei ole olemassa, tukea tietojohtamisen kehittämiseen on tarjolla. Tulevaisuuden tietojohtaminen maakunnissa -hankkeessa kehitettiin tietojohtamisen arviointityökalu, jonka tavoitteena on tukea organisaatiota itse tunnistamaan tietojohtamisen tärkeimmät osa-alueet, tavoitteet ja kehityskohteet, ja siten itse paremmin hallita tietojohtamisen kehitystarpeita. Tietojohtaminen pilkottiin hankkeessa yhteentoista osa-alueeseen, jotta päästäisiin paremmin kiinni, mistä asioista se koostuu ja missä osa-alueilla tunnistetaan kehittämiskohteita.
Työkalun pyrkimys on huomioida organisaation yksilölliset tavoitteet ja tarpeet. Kaikkien organisaatioiden ei siis välttämättä ole syytä tehdä suuria investointeja kehittyäkseen tietojohtamisen edelläkävijäksi, mutta kaikkien organisaatioiden olisi hyvä tehdä tietoisia päätöksiä siitä, minkälaista tietojohtamista tavoitellaan.
Työkalun avulla voidaan helposti tunnistaa millä tasolla oman organisaation tietojohtaminen on ja missä tietojohtamisen osa-alueissa on suurimmat kehitystarpeet. Parhaiten tietojohtamisen kehittämisessä pääsee vauhtiin työkalun avulla selvittämällä ensin strategiset lähtökohdat.
Aloita esittämällä kysymyksiä:
- Ovatko tietojohtamisen tavoitteet tunnistettu koko organisaatiossa?
- Ovatko tietojohtamisen käytännöt levinneet laajasti organisaatiossa?
- Onko tietojohtamisen kehittämiseen olemassa jatkuva prosessi?
- Onko johto sitoutunut tietojohtamisen kehittämiseen?
- Onko tietojohtamisen toteuttamiseen riittävät resurssit?
- Onko tietotarpeet säännöllisesti tunnistettu ja ymmärretäänkö organisaation tietotarpeet kokonaisvaltaisesti?
Kun tietojohtamisen strategiset lähtökohdat ovat selvinneet, voidaan selvittää käytäntöihin liittyviä kysymyksiä:
- Miten tieto hankintaan ja varastoidaan?
- Ovatko datan keräämisen prosessit tehokkaita?
- Onko olemassa tietojohtamista yhdistävä alusta tai järjestelmä?
- Onko datan integrointi eri tietolähteistä hallittua, onko data yhdenmukaista?
- Onko käytössä vakiintuneet käytännöt raportoitavan tiedon kommunikointiin?
- Onko käytössä oleva mittaustieto strategian mukaista?
Työkalun vastausten perusteella organisaatioon syntyy kokonaisymmärrys tietojohtamisen tilasta sekä mahdollisuus vertailla organisaation sisäisiä eroja ja näkemyksiä tietojohtamisesta. Itsearvioinnin lopputulemana saadaan tietojohtamisen tilaa kuvaava profiili, josta on selkeää tunnistaa ne tietojohtamisen osa-alueet, joihin organisaatiossa ollaan eniten tyytymättömiä. Työkalua voidaan hyödyntää myös vertaiskehittämisen työkaluna yhdessä muiden organisaatioiden kanssa. Tällöin kuitenkin on parempi, että arvioinnin toteuttaa sama taho kaikissa organisaatioissa, jotta tulkintaerot eivät vaikuta vertailuun.
Vaikka tietojohtamisen kehittämiseen ei ole yhtä tunnistettua oikeaa tapaa, tietojohtamisen kehittämisen kannalta olisi hyvä, että ainakin organisaation sisäiset käsitykset ja tavoitteet tietojohtamisesta olisivat yhtenevät. Pitkäaikaisten kehitystulosten takaamiseksi tietojohtaminen tulisi myös kytkeä kiinteäksi osaksi johtamisprosessia kaikilla eri tasoilla. Onnistunut tietojohtaminen edellyttää, että toiminnan johtaminen määrittää tietojohtamisen tavoitteet ja tarpeet; mitä päätöksiä tehdään sekä miten ja mikä tieto päätöksentekoa voi tukea. Tieto itsesään ei voi johtaa organisaatiota, ihmiset johtavat. Hankkeessa havaittiin, että usein tietojohtaminen ja sen kehittäminen oli eriytetty omaksi kokonaisuudekseen esimerkiksi IT- tai talousosaston vastuulle, ja tällöin ei ollut saavutettu haluttuja tuloksia.
Tulevaisuudessa olisi tärkeää, että tietojohtamisesta olisi yhtenäisempi käsitys, ja että tietojohtamisen keskiöstä löydettäisiin toiminnan tavoitteet. Tulevaisuuden tietojohtamisessa tavoitteet ja tarpeet ohjaavat tiedon tuotantoa. Vasta sen jälkeen mietitään, miten datan saa muokattua tiedoksi.
Tutkimuspäällikkö Ira Haavisto, Nordic Healthcare Group, ira.haavisto@nhg.fi
Tutkimusjohtaja Riikka-Leena Leskelä, Nordic Healthcare Group, riikka-leena.leskelä@nhg.fi
Kehitysjohtaja Paulus Torkki, Nordic Healthcare Group, paulus.torkki@nhg.fi
Lue lisää aiheesta: Tietojohtamisen arviointimallilla tunnistetaan parhaat kehityskohteet
Arviointimalli ja tietojohtamisen kehittämistarpeet on koottu Tulevaisuuden tietojohtaminen maakunnissa – hankkeen loppuraporttiin. Hanke on osa valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan vuoden 2018 tutkimusteemaa 6.3 Sote ja maakuntauudistuksen sekä valinnanvapausvalmistelun pikaiset selvitystarpeet. Tutkimuksen toteuttivat Nordic Healthcare Group Oy, Tampereen yliopisto, aluekehittämisen konsulttitoimisto MDI sekä Helsingin yliopisto.