Tarve:
Utah State Mental Hospital (USH) Yhdysvalloissa on oikeustieteellinen julkinen mielenterveyssairaala, joka kohtasi väistämättömän, ylitsepääsemättömältä vaikuttavan haasteen. Rikoksesta syytetyt potilaat, jotka todettiin kykenemättömiksi käymään oikeudenkäyntiä ennen hoidon saamista, odottivat keskimäärin kuusi kuukautta päästäkseen sairaalaan hoitoon, pisimään odottaneen potilaan odotusajan ollessa jopa 18 kuukautta.
Jonoista oli nostettu oikeusjuttu USH:ta vastaan ja sen seurauksena syntyneessä sopimuksessa USH velvoitettiin lyhentämään merkittävästi ja nopeasti odotusaikoja 25 miljoonan dollarin uhkasakon voimalla. Sopimuksen mukaan USH:n oli lyhennettävä odotusaikoja ensin 60 päivään kolmen kuukauden sisällä, ja sen jälkeen edelleen 30 päivään kahdeksan kuukauden sisällä ja lopuksi 14 päivään viidentoista kuukauden kuluessa. Enintään 14 päivän odotusajan piti toteutua tasaisesti viiden vuoden ajan ilman poikkeuksia, uhkasakon raukeamiseksi.
Ratkaisu:
USH otti käyttöön Flowful -lähestymistavan, jolla saavutetaan kehitysloikkia potilasvirrassa, vapautetaan kapasiteettia, parannetaan hoidon laatua ja sen oikea-aikaista saavutettavuutta resursseja lisäämättä.
Flowful -lähestymistavan käyttöönotto sisälsi alustavan analyysin viivästyneiden hoitopäivien kokonaismäärästä. Muutamassa viikossa tunnistettiin muutamat merkittävimmät taustalla olevat syyt ja niitä alettiin ratkaista. Flowful -järjestelmän reaaliaikaisen datan perusteella käynnistettiin nopea ja erittäin systemaattinen jatkuvan parantamisen sykli. Käyttöönottoa johti koko ajan sairaalan johtaja ja ylilääkäri sekä apulaisjohtaja, ja lisäksi IT-tiimi tuki alustavasti nopeaa ja onnistunutta käyttöönottoa.
Tuloksia saatiin lyhentämällä potilaiden hoitojakson kestoa onnistuneesti potilaskeskeisellä ja kliinisesti johdetulla tavalla, jolla vapautettiin kapasiteettia ja mahdollistettiin potilasvirran nopeampi läpimeno, mikä johti parempaan saavutettavuuteen. Onnistumisen edellytyksenä oli työn synkronointi sairalassa ja järjestelmän eri toimijoiden välillä sekä jatkuva fokusoitu keskittyminen prosessiin.
Tulokset:
USH pystyi parantamaan saatavuutta ja lyhentämään odotusaikoja huomattavasti nopeammin kuin mitä sopimus edellytti. Hoitoon pääsyn keskimääräiset odotusajat lyhenivät 30 päivään kolmessa kuukaudessa ja siitä vielä 14 päivään yhdeksässä kuukaudessa ilman poikkeuksia tai lisäresursseja. Sairaala on pysynyt näissä tuloksissa yli viiden vuoden ajan sekä koko Covid-19 -pandemian ajan.
Tulokset saavutettiin parantamalla potilasvirtoja – ensin USH:n oikeustieteellisellä osastolla ja sitten laajentamalla lähestymistapaa eri toimijoiden keskuuteen ennen kuin se laajennettiin USH:n siviilille mielenterveysosastolle.
Flowful -järjestelmä on nyt keskeinen osa sairaalan ja sen jatkohoitotoimijoiden päivittäistä toimintaa, ja se mahdollistaa potilaan hoitosuunnitelmien tarkastelemisen ja toteuttamisen sekä sairaalassa että laajemmassa terveysviranomaisten ja terveydenhuollon palveluntarjoajien verkostossa. Rikostieteellisten potilaiden osalta oikeuden kirjaamisjärjestelmä synkronoitiin potilaan hoitosuunnitelman kanssa, mikä johti viiveiden vähenemiseen sekä entistä harvempiin oikeuskuulemisten väliin jäämisiin.
Lähestymistapa on vähentänyt häiriöitä ja viivästyksiä ja parantanut potilastyytyväisyyttä, hoidon laatua ja turvallisuutta. Se on myös johtanut lisääntyneeseen avoimuuteen ja läpinäkyvyyteen, mikä on hyödyttänyt henkilöstöä ja johtoa, sillä se on johtanut tehokkaampaan päätöksentekoon. Kaiken kaikkiaan lähestymistapa on muuttanut Utahin mielenterveysjärjestelmän, kun se on viety onnistuneesti läpi koko järjestelmässä.
“Flowful -matkamme on vienyt sairaalamme potilasvirran parantamisella kriisistä, jossa kysyntä ylitti kapasiteetin, tehokkaaseen ja potilaslähtöiseen järjestelmään. Pride and Joy opetti meidät haastamaan oletuksia ja muuttamaan käyttäytymistä kehitysloikkien aikaansaamiseksi. Theory of Constraints -periaatteet toimivat mielenterveysalalla ja niitä voidaan soveltaa tehokkaan, turvallisen ja laatuorientoituneen kokonaisjärjestelmän luomiseksi.”
Dallas Earnshaw, Johtaja, Utah State Hospital
Dr. Gundlapalli, Ylilääkäri, Utah State Hospital