Hyvinvointialueiden muodostumisen myötä niin sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiot kuin kuntaorganisaatiotkin ovat merkittävän muutoksen edessä. Tarvitaan kykyä rakentaa ja organisoida toimintaa uudella tavalla. Sosiaali- ja terveydenhuollon irtaantuminen kunnan palveluista muovaa organisaatioiden rakenteita – on rakennettava uutta ja uudelleen muotoiltava vanhaa. Muutos koskettaa useita eri toimijoita, kuten palveluiden käyttäjiä, työntekijöitä, johtoa ja muita mahdollisia sidosryhmiä. Onnistunutta muutosta ei saavuteta yhden ryhmän näkökulmasta, vaan onnistunut muutos edellyttää eri toimijoiden osallistamista ja monipuolisten näkemysten keräämistä. Erityisen tärkeää on osallistaa heitä, joita muutos eniten koskettaa. Ilolla olemme saaneet seurata kuinka viime aikoina osallistamisen ja yhteiskehittämisen iso merkitys on oivallettu sekä yksityisen että julkisen puolen toimijoiden keskuudessa.
Tämä havaittiin myös Porvoon kaupungilla, jossa sosiaali- ja terveyspalveluiden eriytyminen aiheutti tarpeen uudelleenrakentaa jäljelle jäävää kuntaorganisaatiota. Yhdessä NHG:n asiantuntijoiden kanssa Porvoon kaupunki osallisti kaupungin henkilöstöä organisaatiouudistuksen suunnitteluun. NHG:n asiantuntijoiden tehtävänä oli kerätä eri osallistamismenetelmien hyödyntäen henkilöstön näkemyksiä esitetystä uudesta organisaatiomallista.
Henkilöstön osallistamisessa käytettiin erilaisia menetelmiä
Henkilöstömäärältään suurelle Porvoon kaupungille tarjosimme kolme erilaista osallistamisen menetelmää: fasilitoidut työpajat, työkirjan sekä kyselyn. Jokaiselle kaupungin työntekijälle tarjottiin mahdollisuus omien mielipiteiden esiin tuomiseen käyttäen jotakin kolmesta tarjotusta osallistamisen menetelmästä. Näkemyksiä voitiin tuottaa niin yksilöinä kuin ryhmissä.
Fasilitoidut työpajat toteutimme asiakkaan toiveen mukaan joko etänä, paikan päällä tai hybriditoteutuksella. Työpajoja oli yhdeksän ja ne suunnattiin yhdelle palvelualueelle kerrallaan. Keskustelu ja ajatustenvaihto työpajoissa oli eloisaa ja niiden pohjalta saatiin kattavat yhteenvedot henkilöstön ajatuksista tulevaan organisaatiouudistukseen liittyen. Osallistamisen tuotoksista syntyneistä yhteenvedoista tehtiin tilaajalle muutostiekartta, jonka tarkoituksena oli toimia apuna Porvoon kaupungille muutoksen tuen kohdentamisessa ja jatkotyöstämisessä. Tiekartassa esiteltiin osallistamisen tuloksena tunnistetut haasteet muutostilanteessa, mahdolliset toimenpiteet niiden taklaamiseksi sekä siitä koituvat hyödyt. Muutostiekartan avulla organisaatiolla on mahdollisuus valita kohteet, joihin he panostavat jatkossa muutoksen tukemiseksi. NHG:lla on mahdollisuus olla mukana myös tiekartan toteutusvaiheessa monialaisen ja osaavan tiimin avulla.
Onnistuneen muutoksen jalanjäljillä osallistamisen menetelmiä hyödyntäen
”Mitä isommalla porukalla ideoidaan ja luodaan uutta, sitä enemmän hyviä, innovatiivisia sekä toteuttamiskelpoisia ideoita syntyy”
Yhteisen ymmärryksen luominen muutoksen tarpeellisuudesta, tavoitteista ja suunnasta on edellytys sille, että voidaan lähteä yhdessä suunnistamaan kohti tulevaa tavoitetta. Ihmiset, joita tuleva muutos koskee, haluavat osallistua omaan työhönsä vaikuttaviin muutoksien suunnitteluun. Heillä on paljon näkemyksiä ja ideoita siitä, kuinka asiat voisi tehdä tai järjestää paremmin. Jokaista mielipidettä ja ideaa ei voida tietenkään toteuttaa mutta se, että ihmisiä on kuultu, heidän ideansa on kerätty ja he ovat saaneet olla mukana tulevan muutoksen muotoilussa, luo paremmat edellytykset onnistuneelle muutokselle. Muutoksessa mukana oleminen parantaa kokemusta siitä, että on tärkeä osa työyhteisöä, kaikkien mielipiteillä on merkitystä ja teemme yhdessä parempaa tulevaisuutta. Sitoutuminenkin tulevaan muutokseen on parempaa, kun on saanut olla mukana muutoksen suunnittelussa. Isommalla porukalla ideointi ja uuden luonti tuottaa myös enemmän hyviä toteuttamiskelpoisia ideoita. Muutos on aina organisaatiota ja sen jäseniä kuormittava prosessi, jossa ulkopuolisesta osaamisesta ja näkemyksestä voi olla apua. Me NHG:llä pystymme antamaan asiantuntijuutemme organisaation käyttöön kuunnellen asiakkaan tarpeita ja toiveita. Näin toimimme myös Porvoon henkilöstöhallinnon, toimiala- sekä palvelualajohtajien tarpeita ja toiveita kuunnelleen. Olimme heidän apunansa ja tukenansa henkilöstön osallistamisessa. Porvoo suunnittelimme ja toteutimme osallistamisen, mutta muutostiimissämme pystymme modulaarisesti tukemaan mitä tahansa muutoksen vaihetta aina muutosmuotoilusta muutoksen läpi viemiseen ja arviointiin.
Elina Laukka elina.laukka@nhg.fi, 050 338 0111
Pia Pehrsson pia.pehrsson@nhg.fi, 040 724 6531