Kotihoidossa oli tyytymättömyyttä käyntilistojen suunnitteluun – Helsinki tarttui toimeen
Tavoite oli ymmärtää syyt käyntilistojen toimimattomuuden taustalla ja luoda keinot, joilla hoitajien arki sekä asiakaspalvelu paranevat.
Kiire ja tunne työn hallinnan menetyksestä ovat kotihoidon ammattilaisten arkea varsin usein. Tämä huomattiin myös Helsingin kotihoidossa, kun hoitajien kokemaa työhyvinvointia verrattiin muihin hyvinvointialueisiin. Helsingissä tehdään tuhansia käyntejä joka päivä.
Erityisesti kehitettävää nähtiin asiakaskäyntien ja niihin liittyvien matka-aikojen suunnittelussa. Työnsuunnittelu ratkaisee tärkeää arkipäivän ongelmaa: miten saada oikea määrä hoitajia oikeaan aikaan ja oikeaan paikkaan.
Helsingin kotihoidon työnsuunnittelua keskitettiin vuonna 2024 ja muuta kehitystä oli tehty jo ennen sitä. Hoitajat olivat silti tyytymättömiä käyntilistojensa tasoon. Kehitys jäi jollain tavalla jumiin.
“Olimme tunnistaneet tiettyjä haasteita ja niiden taustatekijöitä, mutta emme olleet ihan varmoja siitä, ovatko nämä juuri ne oikeat ratkaistavat ongelmat”, Helsingin keskitettyjen palveluiden kotihoitopäällikkö Heidi Sipiläinen kertoo.
“Olimme tunnistaneet tiettyjä haasteita ja niiden taustatekijöitä, mutta emme olleet ihan varmoja siitä, ovatko nämä juuri ne oikeat ratkaistavat ongelmat”
Heidi Sipiläinen, Keskitettyjen palveluiden kotihoitopäällikkö, Helsinki
Ammattilaisten rinnalla
Kehitystyötä jatkettiin yhdessä Nordic Healthcare Groupin (NHG) kanssa. Lähtötilannetta ja sen vaatimia toimenpiteitä kartoitettiin ohjeistusten läpikäynnillä, haastatteluilla, työn havainnoinnilla ja vertailemalla toimintamalleja muihin hyvinvointialueisiin. NHG:n asiantuntijat siis jalkautuivat työnsuunnittelijoiden keskelle.
“On hienoa päästä ammattilaisten viereen tutustumaan heidän työhönsä. Se parantaa myös meidän suositusten laatua ja osuvuutta”, NHG:n kotihoidon tiedolla johtamisen palveluista vastaava projektipäällikkö Antti Niemi sanoo.
“On hienoa päästä ammattilaisten viereen tutustumaan heidän työhönsä.”
Antti Niemi, Projektipäällikkö, NHG
Kyse ei ollut siitä, että NHG kertoi, mikä oli pielessä. Sen sijaan konsulttien työ vahvisti paljon kotihoidossa jo havaittua. Ulkoisen arvioinnin pohjalta NHG ja Helsingin kotihoidon avainhenkilöt kirkastivat yhteistä suuntaa työpajoissa.
“NHG ymmärtää kotihoitoa. Pystyimme luottamaan siihen, että he tietävät, mitä tekevät. Aiemmin emme ehkä oikein hahmottaneet kaikkia käyntilistasuunnitteluun vaikuttavia asioita ja he avasivat sitä meille”, Heidi Sipiläinen sanoo.
Laatu syntyy yhdessä
Laadukkaassa käyntilistassa pitää ottaa huomioon monta eri taustatekijää yhtä aikaa: asiakkaan tarpeet ja niihin vastaaminen, käynnin ajankohta, sisältö ja kesto, hoitajan osaaminen, hoitajan liikkumistapa ja niin edelleen. “Myös esimerkiksi ennalta tiedettyjen poissaolojen ilmoittamisen tulee tukea käyntisuunnittelun sykliä”, Antti Niemi sanoo.
Kotihoitoa järjestää yhtä aikaa monta eri roolissa toimivaa tahoa. Eri tiimit suunnittelevat omalla asiantuntemuksellaan työvuorot, asiakkaiden saaman hoidon ja käynnit heidän luonaan. Työnsuunnittelun tehtävänä on koota palapeli niin, että asiakkaan tarpeet tulevat huomioiduksi ja käyntilista on hoitajan näkökulmasta toimiva.
”Ei voida vaan nakata yhtä hoitajaa sinne ja toista tänne”, työnsuunnittelun esihenkilö Mira Aisamaa tiivistää.
Jos eri osapuolet optimoivat vain omaa toimintaansa, kokonaisuus kärsii väistämättä. Siksi tärkein oivallus NHG:n kanssa oli yksinkertainen mutta myös vaikea.
“Kotihoitoa ei kukaan toteuta laadukkaasti yksin. Laatu syntyy yhteistyöllä eri tiimien kesken”, Aisamaa sanoo.
“Kotihoitoa ei kukaan toteuta laadukkaasti yksin. Laatu syntyy yhteistyöllä eri tiimien kesken”
Mira Aisamaa, Työnsuunnittelun esihenkilö, Helsingin kaupunki
Työ on jo alkanut yhteistyömallin rakentamisella. Esimerkiksi eri tiimien kokouksissa käydään jatkossa vakioidusti läpi tietyt yhdessä sovitut asiat. Projektin muut suositukset liittyivät mm. sairaanhoitajakäyntien suunnitteluun, oikean hoitajamäärän saatavuuden varmistamiseen, työvuorojen kellonaikoihin, eri kulkuneuvojen huomioimiseen matka-ajan suunnittelussa, vastuuhoitajuuksiin sekä siihen, miten toiminnanohjausjärjestelmää käytetään parhaalla mahdollisella tavalla.
“Helsingin työnsuunnittelun haasteet ovat yleisiä muillakin hyvinvointialueilla. Kotihoidon arki sujuu, kun jokaisessa tiimissä on oikea määrä osaajia oikeaan aikaan ja lisäapua saadaan tarvittaessa esimerkiksi omasta poolista. Myös asiakaskäyntien tiukat reunaehdot, kuten aikaikkunat, tekevät käyntilistojen laatimisesta vaativaa. Siksi vastuuhoitajien ja työnsuunnittelijoiden tiivis yhteistyö on tärkeää”, kertoo NHG:n ikääntyneiden palveluista vastaava johtaja Mikko Ikivuo.
Uusien keinojen vaikutukset eivät näy tietenkään heti, mutta odotukset ovat selvät.
“Vuoden kuluttua hoitajat ovat tyytyväisempiä käyntilistoihinsa, ja asiakkaat saavat käynnin silloin kun he sen tarvitsevat ja oikealta hoitajalta. Pystymme huomioimaan myös hoitajien matka-ajat paremmin”, Heidi Sipiläinen sanoo.
Projektin kohokohdat
Haaste
Hoitajien tyytymättömyys työnsuunnitteluun ja erityisesti matka-aikojen huomioimiseen. Yhteistyön puute kotihoidon eri toimijoiden välillä.
Ratkaisu
Ulkoinen arviointi juurisyiden löytämiseksi ja toimivien käytäntöjen vahvistamiseksi. Työnsuunnittelijoiden työn havainnointi ja haastattelut.
Tulokset
Näkemys työnsuunnittelun nykytilasta ja ensisijaisista kehitystoimista. Ymmärrys yhteistyön merkityksestä kotihoidon laadulle ja työtyytyväisyydelle.
Kaipaatteko tukea kotihoidon työnsuunnitteluun? Ota yhteys asiantuntijoihimme
