Lue kolme parasta vinkkiämme sujuvan etäkokemuksen suunnitteluun.
Maaliskuun 13. päivänä pakkasimme kollegoiden kanssa tietokoneiden näytöt huolellisesti kotiinkuljetusta varten. Jätin työpöydälleni viestin, että työskentelen etänä ainakin seuraavat kaksi viikkoa. Nämä kaksi viikkoa ovat vaihtuneet nyt kahdeksaan kuukauteen ja kotona työskentelystä on tullut minulle ja kollegoilleni uusi normaali. Muistilappu, jonka jätin pöydälleni on luultavasti vieläkin siellä.
Koronavirus on saanut meidät muuttamaan omia työskentelytapojamme. Monet yritykset ovat siirtyneet etätyöhön koronapandemian puhjettua, mutta ilmassa on myös merkkejä pysyvämmästä muutoksesta. Suuret yhtiöt kuten Google ja Facebook ovat ilmoittaneet etätöiden jatkumisesta vielä pitkälle ensi vuotta1 tai jopa pysyvästi kuten Twitter2 ja Microsoft3 ovat tehneet.
Akava Worksin tutkimuksen4 mukaan, etätyö vähentää kuormitusta parantamalla vaikutusmahdollisuuksia omaan työhön. Tämä korostuu erityisesti asiantuntijatyössä, johon NHG:n toimintakin luokitellaan. Keväällä jokainen organisaatio joutui katsomaan itseään peiliin ja kysymään: Miten onnistumme tässä muutoksessa?
Koronavirus on aiheuttanut pitkin vuotta rajoitteita kokoontumisille ja matkustamiselle, jolloin paikan päällä tehtävät suunnittelutapaamiset ja työpajat ovat vähentyneet ja etäpalaverit ja -työpajat ovat tulleet tilalle. Olemme NHG:llä panostaneet etätyöskentelyyn liittyvään koulutukseen, tiimeissä kerätyn tiedon ja kokemusten jakamiseen sekä yhdessä oppimiseen. Meistä jokainen on ollut uuden tilanteen edessä ja oppimiskäyrä uusien etätyökalujen osalta on ollut kaikkien osalta huima. Haluammekin jakaa näitä parhaita käytänteitä myös teidän kanssanne.
NHG:n top 3 vinkit etätapaamisiin ja etätyökaluihin:
1. Suunnittele etätapaamisten ja -työpajojen kulku huolella:
Etäpalaverien ja -työpajojen fasilitaattorina toimiminen vaatii menetelmiltään ja työkaluiltaan enemmän huolellista suunnittelua. Etäpalavereissa on pidettävä huolta, että jokainen tulee kuulluksi ja tapaamisen tunnelma pysyy innostuneena. Työpajojen järjestäminen etänä poikkeaa normaalista paikan päällä pidettävästä tilaisuudesta mm. ryhmiin jakautumisessa, yhteisessä ideoinnissa sekä tuotosten kommentoinnissa. Ota suunnitteluun kuluva aika huomioon projektisi aikataulutuksessa ja ole myös kärsivällinen, jos jokin asia ei suju niin nopeasti kuin normaalisti.
2. Ole avoin uusille etätyökaluille ja menetelmille:
Jakakaa avoimesti kokemuksianne eri menetelmistä ja työkaluista etätyöskentelyyn liittyen. Yksin ei tarvitse jäädä pohtimaan miten jokin asia hoidettaisiin etänä, sillä luultavasti joku muu on paininut saman asian kanssa ja päässyt jopa testaamaan käytännössä löytämänsä ratkaisun toimivuutta. Voitte laatia yhdessä oman organisaationne parhaat käytänteet etätyöskentelyyn liittyen esim. joko intraan tai sisäisiin keskusteluryhmiin. Parhaat käytänteet voivat sisältää mm. linkkejä hyviin artikkeleihin tai etätyökaluihin sekä etätyöpohjia. Valitkaa kanava ja työkalu sen mukaan, mikä parhaiten sopii juuri teille.
3. Kerää palautetta käyttämistäsi etätyökaluista ja menetelmistä:
Oli kyseessä sitten lyhyt etätapaaminen yhteistyökumppanin kanssa tai tiimin sisäinen kehitystyöpaja etänä, on hyvä kerätä palautetta, kuinka hyvin esim. valittu etätyökalu soveltui tarkoitukseen ja ilmenikö jotain, millä voisi rikastaa seuraavaa etätapaamista tai -työpajaa. Palautteen keräämiselle kannattaa jättää tapaamisen lopuksi aikaa ja sen voi toteuttaa joko suullisesti, lyhyellä äänestyksellä tai sähköisellä kyselyllä. Muista myös kiittää osallistujia, jos he rohkenivat käyttää jotain ennestään tuntematonta etätyökalua. Näin vahvistat positiivista kokemusta etätyöstä ja huomioit myös osallistujien työpanoksen uuden oppimisessa.
Anu Nokua
Palvelumuotoilija ja graafinen suunnittelija, NHG/Kaufmann
Kirjoittaja on ollut keväällä 2020 toteuttamassa NHG:n sisäistä projektia etätyötapojen ja -työpajojen kehittämiseksi.
Lähteet:
1Google´s remote work extension could inspire more companies to enact permanent remote work policies, Hirsh Chitkara, 28.07.2020, Business Insider, https://www.businessinsider.com/impacts-of-google-extending-remote-work-to-july-2021-2020-7?r=US&IR=T
2Twitter says staff can continue from home permanently, Brian Heater, 12.5.2020, Tech Crunch,https://techcrunch.com/2020/05/12/twitter-says-staff-can-continue-working-from-home-permanently/?guccounter=1&guce_referrer=aHR0cHM6Ly93d3cuaWx0YWxlaHRpLmZpL2RpZ2l1dXRpc2V0L2EvYmViMzQwNTAtZDg0Ni00MDRlLTk3ZTItYzM2OTk3YjI5NDBk&guce_referrer_sig=AQAAAKHbYNScWlN1sTlcbw4KCQsqtvBcOZVWOiRFmq99fMdg3ueJmNp32GOsSmQH8wDjLY-ssF-7TI1-L1_scoxESJkFmRGoTRlfqBIaJdfSkGIwlpnoAQSiHlYlwz3GL9vvL6vXaD8nWkuMpx8MCD_-uHzNxJ1izSCynauybdix87U6
3 Microsoft will let employees work from home permanently: Report, Carly Page, Forbes 09.10.2020, https://www.forbes.com/sites/carlypage/2020/10/09/microsoft-will-let-employees-work-from-home-permanently/?sh=7bda5791172a
4 Koronapandemia ja akavalaisten työelämä syksyllä 2020, Selvityksen tulokset, Tutkija Joonas Miettinen, Akava Works, 2020, https://akavaworks.fi/wp-content/uploads/sites/2/2020/11/Koronaselvitys-2020-Koronapandemia-muutti-tyon-tapoja-ja-kuormitusta-v2.pdf