Kuntien johtaminen on laajentunut viimeisten vuosien aikana kunnan tasolta koko kuntakonsernin käsittäväksi johtajuudeksi. Kuntakonsernin johtajuus asettaa erityisiä vaatimuksia tunnuslukujen raportoinnille konsernin sisällä. Ei riitä, että tietoa on, vaan sen on oltava helposti esitettävässä ja selkeässä muodossa. Tiedonsiirron on myös oltava tehokasta ja tavoitettava oikeat viranhaltijat ja päättäjät.
Tiedolla johtaminen vaatii toteutuakseen toimivat työkalut. Kuntien resurssit ovat rajatut ja siksi toiminnan tulee olla kustannustehokasta. Me Kuntamaisemassa tunnemme kuntatalouden haasteet, ja olemme luoneet nykyaikaiset ja automatisoidut työkalut kuntien tiedolla johtamiselle. Palvelumme tukee kuntien ja kuntayhtymien tämän päivän tarpeita, ja automatisoidut prosessimme, esimerkiksi tiedon siirrolle, vähentävät käsityön tarvetta ja säästävät resursseja kunnan muuhun toimintaan.
Kuntamaiseman pitkäaikainen asiakas Ähtärin kaupunki etsi keväällä 2020 työkalua, jolla tiedolla johtamista voitaisiin toteuttaa luotettavasti ison konsernirakenteen sisällä. Kuntamaisema loi yhteistyössä Ähtärin kanssa kaupungille Johdon dashboard -ratkaisun, jonka avulla kaupunki saa kuukausittain numeeriset sekä visuaaliset tunnusluvut kaikista tytäryhtiöistään sekä konsernikokonaisuudestaan. Raportointityökalu on laajasti käytössä Ähtärin konserniyhtiöiden toimitusjohtajien ja hallitusten toiminnassa sekä kaupungin arjen johtamisessa. Lisäksi Ähtärin kaupungilla on käytössä dashboard-näkymä, jonka avulla visualisoidaan kaupungin toimialojen taloustietoja sekä kaupungin toimintaympäristön tietoja, jotta niiden seuranta on mahdollisimman helppoa ja havainnollista.
Tiedolla johtaminen vaatii toimialaosaamista
Kerättävän tietomäärän kasvaessa on myös mahdollista tehdä analyysejä massadataan perustuen: tietokannassamme onkin paljon tietoa kaikista Suomen kunnista. Vuonna 2019 Suomessa oli 39 kuntaa, joiden väkiluku oli 8000–12.000 asukasta, ja näistä kunnista vain viidellä väkiluku kasvoi edellisestä vuodesta. Muilla kunnilla väkiluku laski jopa 2,1%. Väkiluvun väheneminen on iso haaste kunnalle ja sen tuottamille palveluille, sillä kunnan tulopohja heikkenee ja palveluiden yksikkökustannukset kasvavat, mikäli toimintaa ei sopeuteta. Olemme Kuntamaisemassa vuosien mittaan keränneet asiakaskunnistamme sekä talouden että toiminnan tietoja. Tästä yhdistetystä datasta on mahdollista löytää poikkeamia, joiden syihin voidaan pureutua ja löytää säästöjä. Tietokannassamme on esimerkiksi satoja päiväkotiyksiköitä, joiden toiminnan kustannustehokkuutta kokoluokassaan pystytään vertailemaan luotettavasti.
Tiedolla johtamiseen liittyy myös sudenkuoppia, sillä data vaatii analysoimista ja sen taustalla olevia tekijöitä täytyy ymmärtää. Kun vertaillaan aineistossamme esimerkiksi Keski-Suomen maakuntia opetus- ja kulttuuritoiminnan asukaskohtaisissa nettokäyttökustannuksissa, käy ilmi, että kalleimman kunnan ero halvimpaan on lähes kaksinkertainen. Suora johtopäätös olisi, että toisessa kunnassa on tehokkuudessa parantamisen varaa, mutta kun tarkastelu ulotetaan syvemmälle kunnan ikärakenteeseen, havaitaan, että halvimmassa kunnassa alle 15-vuotiaiden asukkaiden osuus on yli kolme kertaa pienempi kuin kalleimmassa kunnassa.
Tiedolla johtaminen sopeutuu ja vastaa ympäröivän yhteiskunnan haasteisiin
Kulunut vuosi koronapandemian kourissa on nostanut esiin myös aivan uusia haasteita julkishallinnon johtajuudelle. Etäyhteyksien välityksellä tapahtuva kommunikointi vaatii esitettävältä tiedolta erityistä selkeyttä. Kun kunnissa on jouduttu tehostamaan lyhyessä ajassa yhteistyötä kunnan eri toimialojen välillä, on havahduttu siihen, että myös viestinnässä on ylitettävä vanhat hallinto- ja toimialarajat.
Tänä päivänä tieto ei ole enää muistiinpanoja ruutupaperin nurkassa, vaan se on kolmiulotteisessa maailmassa sijaitsevaa informaatiota. Tietoon voidaan porautua ja tunnuslukuja tarkastella eri tasoilta. Selkeä ja saavutettava tiedon esitystapa takaa niin etäyhteyksien välityksellä kuin paikan päällä tiedon ymmärrettävyyden ja on näin ollen olennainen osa tämän päivän tiedolla johtamista.
Ville Niukko, Senior Partner, NHG/Kuntamaisema
Kuntamaisema tarjoaa asiantuntijapalveluita kuntien, kaupunkien ja yhteistoiminta-alueiden johtamiseen ja tietotarpeisiin. Olemme Suomen johtava kuntien toiminnanohjauspalveluita tuottava yritys. Kuntamaisema on osa Nordic Healthcare Group -asiantuntijataloa. www.kuntamaisema.fi
Blogikirjoitus on alunperin julkaistu 14.9. Kuntamarkkinoiden kumppaniblogissa.